每个人都曾试图在平淡的学习、工作和生活中写一篇文章。写作是培养人的观察、联想、想象、思维和记忆的重要手段。大家想知道怎么样才能写一篇比较优质的范文吗？以下是我为大家搜集的优质范文，仅供参考，一起来看看吧

回复邮件的格式导师篇一

一、一封完整的电子邮件包括以下几个部分：

? 主题

? 称呼与问候

? 正文

? 附件

? 语言与编码

? 签名

? 回复邮件

? 发送、抄送、密送

? 主题

不能有空白标题；主题要简短，不宜冗长；一封信尽可能只针对一个主题，避免在一封信内谈及多件事情。

? 称呼与问候

邮件开头要恰当地称呼收件人，如果对方有职务，则按职务尊称对方，如“**经理”、“部长”等。如果不知道对方职务，也可按“**先生”、“**小姐”尊称，但切记要事先弄清对方性别。对于上级不宜直呼全名，多个收件人时可用“大家”或“all”。开头写“hi”或“您好”，结尾常见的可写“thanks and best regards”，或中文的“祝您顺利”。 ? 正文

正文应简明扼要的说清楚事情，要注重用词、语气和行文通畅，多使用敬语。若事情复杂可用1、2、3、4罗列出来，合理利用表格和图片，便于查看。

? 附件

如果邮件带有附件，应在正文中提示收件人查看；附件数量不宜超过4个；若附件是特殊格式，应在正文中说明打开方式，以免影响使用。

? 语言与编码

由于存在中英文编码不同的问题，尽量不使用英文邮件，除非特殊需要；中文用宋体或新宋体，英文用verdana或arial，字号用5号或10号。

? 签名

每封邮件结尾都应署上签名，便于对方清楚发件人信息；签名档包括：姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息；引用一个短语作为签名档的一部分也是可行的，如座右铭、公司口号等。

? 回复邮件

收到他人的重要邮件后应即刻回复一下，特别是对一些紧急重要文件；若处于出差或休假中，可设置自动回复，以免影响工作；回复的字数尽量不要少于10个字，以示尊重。

? 发送、抄送、密送

to：to指接收者。to的人是要受理这封邮件所涉及主要问题的，理应对邮件予以回应。 cc：cc指抄送。cc的人只需要知晓邮件的内容，没有义务对邮件予以回应。但如果cc的人有建议或意见的话也可以回复邮件。

bcc：bcc指密送。即收件人不知道邮件发给了bcc的人，一般用于非常规场合。 其中，to和cc中的各收件人排列要遵循一定的规律。如按部门排列；按职位等级从高到低，或从低到高。

注意！

当使用职场邮件对外沟通时，应谨守商业电子邮件分寸，不要撰写或传送与职场毫无关系的内容，因为在某些情况下，电邮会被保存在企业的公用硬盘或备份档案中。

二、在职场邮件中，最重要的是学会如何正确使用发送、抄送、密送。

公司邮件内容主要分为两类，一是问题沟通类，二是信息类。包括报告、申请、征求意见稿、非正式的小范围的通知、报表、工作小结等。

1) 问题沟通类是以问题沟通单位形式出现。

2) 信息类邮件（包括报告、申请、征求意见稿、非正式的小范围的通知、报表、工作

小结等。）

(一) 关于主送

应根据邮件的内容及发件、收件人的隶属关系及职权范围确定收件人。

确定收件人规范是：

a) 请示、报告、工作小结、报表等一般只写一个抄送人即直属上级，如上级有要求可

同时抄送平行部门，否则无需抄送。除隔级负责人直接交办的事项外，一般不需主送必要时可抄送给隔级负责人。

b) 受双重领导的员工向上级发邮件，应当根据邮件内容，即针对具体业务活动的职权

归属写明主送人和抄送人。

(二) 关于抄送

抄送范围得当，有助于邮件处理，否则将贻误沟通或造成人力、物力的浪费。

1. 应当抄送的情况

a) 除主送人外，需要监督执行或知晓邮件的其他人，应列为抄送人。

b) 向下级或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上属。

c) 上级受双重领导的下级发邮件，必要时应当抄送其另一个上级。

d) 下级因特殊情况必须越级请示时，应当抄送给被越过的上级。

e) 上级越级向下级行文时，可以抄送受文下级的直属上级。

2. 不应当抄送的情况

凡与邮件办理无关的人一律不予抄送。

商务邮件范例以及格式注意事项一、事务邮件：x经理 总：您好！非常荣幸能够代表我公司与您联系。我是xxxx公司的xxx（职位）的xxx（姓名），今天将您所感兴趣的我司产品报价及相关...

回复邮件的格式导师篇二

山东临沂市人民政府：

临沂市汤头地下热水站负责人王泽清同志来信反映在地热管理中存在的问题，我部现作如下答复。

地热资源属矿产资源，分类上属于能源矿产。地热能是地壳内岩石(固相)、和流体(液、气相)中能被人类经济、合理地开发出来的热量。地下热水中的水仅是传递地热能的一种媒介、载体，它只能带出地热能的20%，因此，地下热水应属矿产资源。这一结论在1991年8月xxx法制局与地矿部联合召开的专家论证会上得到了与会专家和绝大多数部门代表的肯定。

临沂汤头的地下热水之所以有较高价值，就在于它的温度和有益元素，这是区别于普通地下水的关键。对于地下热水这一宝贵的矿产资源，应按《矿产资源法》对某进行合理地开发利用和保护，使其发挥最大的经济效益。

综上所述，地下热水的开采活动必须纳入《矿交资源法》的法制轨道。我部希望临沂市人民政府尽快对场头地下热水管理站的问题依法予以解决。

一) 邮件主题

与公司内部同事沟通的邮件格式为： 部门-发件人姓名-事件-日期

与其他公司工作上的沟通邮件格式为： 公司名称-事件-日期

(二) 邮件内容

邮件正文由以下几个部分组成：称呼、正文、结束语、附件、署名。

1、 称呼

称呼是写信人对收件人的称呼用语。 第一行顶格书写，使用姓氏+职位为称呼，称呼后用逗号间隔敬语。

例如： 徐总，您好： ;

如果为群发收件人可直接称呼为 dear all

注：在进行邮件回复时，若未将发件人加入通讯录通常会出现对方邮箱名作为邮件的称呼，为避免此情况可先将收件人地址添加至通讯录并标注，也利于今后的沟通与联系。

2、 正文

位置在称呼语下面隔一行，是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。每段文字第一行的第一个文字向右缩两个汉字，每段第二行从左面顶格写起。

正文内容以列表的形式概述工作汇报的内容， 默认文字格式。 每项内容后换行空两格的书写。

对于工作汇报类邮件

首先、表明工作是否完成，已完成的简单描述完成情况。

其次、未完成的描述执行进度，未执行的描述为何未执行，需要特定人配合执行的需使用红色字体加粗等重点标注的形式书写。

对于数据汇报类邮件

首先、简述数据的内容并辅以简要的分析。

其次、针对数据异常的部分，需使用红色字体加粗等重点标注的形式书写。

3、 结束语

结束语在正文之后，空一行另起一段书写，以表尊重。

4、 附件

信件如果有附件，可在邮件内容书写完毕后空一行注明，以注字加冒号起“附件一、附件二……”依序列出附件内容，并在文字底下加横线，以引起收信人的注意，使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。 附件文件名的格式统一为：

日期-姓名-附件内容

5、 署名

邮件的结尾空一行顶格标注发件姓名，换行顶格再标注发件日期。

注：正文为邮件不可或缺的一部分，即使使用附件内容的，也应根据附件内容简述汇报的内容，对于需要特定人员配合执行或数据异常的文字描述采用加粗标红的格式。

(三) 邮件地址栏

收件人：邮件的接收人，并对该邮件做回复、指示。

抄送：将邮件同时发送给收件人以外的人，用户所写的邮件抄送一份给别人，收到的人可回(邮件)可不回(邮件)。

注：正确理解并填写收件人和抄送的邮件地址有助于邮件接收者明确需要各自的职责。

(四) 邮件统一格式

字体：除特殊标注需着重注意的文字内容外(可加粗、字体颜色彩红色)， 邮件内容字体统一为：宋体 9号字(不同邮箱工具对字体大小的定义不同，应用常规正文字体大小均可)，颜色为黑色 。

开头语和正文之间，按段分隔。分隔距离为一行。

回复时收件人只填发邮件的人，其他均为抄送。

附件文件名的格式统一为：日期-姓名-附件内容

回复邮件的格式导师篇三

dear

hope you are fine and doing well.

we have already arrange the replacement to you for your reference.

(产品具体参数)

the tracking number is __________, please click the attachment to get more detail .

it will take 7-10 day to arrive your city because of the long distance.

thanks for your kindly understanding and support.

if you still have any question, please be free to contact with us.

we will do our best to help you asap.

best regards,

回复邮件的格式导师篇四

xxxx先生：

五月二十日有关第645号定单的来信收到。

得知错运货物，本公司感到抱歉。正确的货物已安排空运，应于一周内运抵。有关文件将加函寄上。

烦请暂存错运给贵方的货物。

如有任何疑问，欢迎与本公司联络。对于是次错失，谨再次表示歉意。

销售部主任

xxxx年5月20日

××市人民政府办公厅关于临时工、合同工能否执罚问题请示的复函

市政办函[**]40号

市市容环境卫生管理局：

你局《关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示》收悉。现复函如下：

《xxx行政处罚法》于**年10月1日起执行。该法对行政执法主体及执法人员作出了明确而严格的规定。按照行政处罚法和xxx《关于贯彻实施〈xxx行政处罚法〉的通知》，从今年10月1日起，合同工、临时工再不能从事行政处罚工作。

你局应按照上述精神，对全市市容卫生执罚人员进行清理，理顺执罚体制，保证行政处罚法的贯彻实施，促进市容卫生管理工作。

××市人民政府

一九xx年十月七日

回复邮件的格式导师篇五

dear

thank you for contacting us regarding your inquiry.

your return request has been approved. you will be receiving a return shipping label andrma instructions via be advised that the return shipping cost is the responsibilityof the buyer. the initial shipping cost cannot be refunded and a 25% restocking fee may beapplied if the merchandise is used or damaged visually.

also, please make sure that the correct merchandise is being shipped us,

are a seller by the name嫁名on amazon and we will only accept returns of ourmerchandise. lf merchandise purchased from a different seller is shipped to us, we will need toship the merchandise back to you and we will also ask you for the shipping cost incurred.

we appreciate your cooperation.

best regards

回复邮件的格式导师篇六

便学习中国的语言、文化。假设你是重庆实验中学的李华，请在看到这则启事后，用英文给david发出一封电子邮件。主要内容包括：

①. 你怎样得知他的愿望 ②. 你愿意成为他的朋友

③. 你打算如何帮助他 ④. 你盼望他的回复

dear david，

i am lihua. i am glad to read your notice on the internet and i know you want to make friends with a chinese in order to learn the chinese language and culture. i want to be your friend. now i’d like to introduce myself to you. i was born in chongqing in 1990，i study in the experimental middle school of chongqing and i am good at english.

i think i can help you to know about china by sending ’s more， we can have chats on the internet in chinese or english and iwill tell you the customs，the festivals，the foods，etc. of the chinese.

i hope we can keep in touch with each other. i am looking forward to your reply.

yours,

li hua

回复邮件的格式导师篇七

直奔主题。

一句话可以说完的事情还要发邮件也是够了。

一个屏幕都被正文填满了还没说清楚一件事情也是够了。

面向个人的邮件没有说明自己是谁就「指手画脚」地安排工作也是够了。

面向全体人员的来自上级部门的邮件没有统一格式乱七八糟的排版也是够了。

同一件事情公邮和个人都发一遍好像浪费着公司资源还显得很重视一样也是够了。

同一个问题多次发邮件要么不理不睬要么回复多次也没有明确的答复这样的效率和质量也真是够了。

明明不同的数据应该通过多个附件展示的偏偏要合并在一个复杂的表格里好像这样才能显得简洁而又高大上也真是够了。

明明处理过程使用的数据文本和格式等等一系列信息可以删除而不显示在文件中的却没有删掉导致邮寄体积奇大不但占用空间接收和回复都贼慢也真是够了。

多少次回复了的邮件却在隔了多天之后来表示没有收到电联确认却信誓旦旦一口咬定没有收到要求重发即便拿出历史记录也拒不承认仿佛认错就是丢人一样也真是够了。

多少次在接收到但还没看到的邮件的时候就被告知迟迟不反馈以致产生工作不到位的错觉然后在茫茫邮件中挖掘却踏破铁鞋无觅处时猛然发现因为未读数量太多而才刚刚收到邮件这样憋屈的感觉也真是够了。

未完，待续...

回复邮件的格式导师篇八

dear mr. naresh,

so glad receiving your enquiry for our barbies collection from dated xxx. thanks a lot.

we are a leading manufacturer in children’s wear in china and our products have been exported to customers all over the world such as ****. the barbies collection is the most popular style in our factory, selling fast.

however, detailed price list for the skirts and long pants will be sent to you based on your specific further product description such as color, specification, special design requirement etc. please check the following styles photo which should be suitable for your indian market and tell us more requirements on the exact skirts and long pants.

please do not hesitate to contact us if any question and we are waiting for your reply.

best regards,

amy