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电话礼仪情景模拟对话人篇一

电话作为一种最为普及的沟通方式，其礼仪也越来越受到重视。在我工作和生活中，频繁使用电话进行沟通，因此也深刻体会到电话礼仪的重要性，以下是我的心得体会：

一、准备工作重在充分

在拨打电话之前，一定要做好充分的准备工作。首先要确定自己所需沟通的内容和目的，以及对方的身份、职位和情况，这样才能更有针对性地进行交流。其次是准备好纸笔和相关资料，以便在需要时迅速查找和记录。最后，还要注意打电话的时间和环境，尤其是在对方可能在忙碌或会议中的情况下，要避免打扰对方。

二、语调和用词需要得体

电话作为一种语音沟通方式，语调和用词的得体非常重要。在电话交流中，我们需要注意使用亲切、礼貌的语气，以及尊重对方的身份和职位。遇到不同的对话对象，要注意使用不同的称呼和敬语，例如对于陌生人可以使用“您好”、“请问您是哪位”等客套话，而对于熟悉的朋友或同事则可以使用更为亲切的问候。同时，还要注意语速和音量的掌控，保持清晰流畅的语音，以便对方听清楚。

三、注意说话的姿态和表情

在电话交流中，我们虽然看不到对方的面部表情，但我们所说的话语、语调和姿态却会直接影响到对方的感受。因此，我们需要保持自信、稳重的姿态，用语中要注意掌控情绪，不要因自己的情绪波动而让对方产生不好的印象。同时，还要注意掌握话题和问答的节奏和表达，让对方感受到我们的专业和务实。

四、尊重对方的时间和意见

在电话交流中，我们要时刻注意尊重对方的时间和意见，不要占用对方太多时间，也不要急于表达自己的观点而忽略对方的意见。当遇到对方有不同看法或意见时，我们要耐心倾听，理性分析，尊重对方的独立思考和意见，尽量达成共识和妥协。

五、结束礼貌和留有回访

在电话交流结束时，我们需要使用礼貌的语言进行道别，例如“感谢您的耐心听取”、“后期还需要您的帮助”等。同时，要留有回访的余地，以便在需要时能够再次联系和交流。在此基础上，还要及时记录交流的内容和结果，并进行必要的跟进和反馈。

综上所述，电话礼仪作为我们日常生活的重要组成部分，对于我们的工作和生活非常重要。通过认真学习和实践，我们可以不断提高自己的沟通能力和礼仪水平，更好地开展工作和交流。

电话礼仪情景模拟对话人篇二

扮演人员表：

公司——

客户——

对话内容： 公司：您好!阳淳电子，请问您找哪位?

客户：请问杨总在吗?

公司：请问您是哪里?

客户：我是京珠公司的凌工。

公司：麻烦您稍等，我帮您转接，看他在不在。

客户：谢谢您!

公司：凌工，很抱歉!杨总出去还没回来呢!请问您有什么事需要我转告吗?

客户：麻烦您帮我转告杨总，„„ (做好记录)

公司：好的。

客户：谢谢您!

公司：不用客气!再见!

客户：再见!(等客户挂了电话再放下话筒

电话礼仪情景模拟对话人篇三

前言：

礼仪电话并不是一项陌生的事情，无论你是在工作中还是在个人生活中，需要用到电话的地方，礼仪电话都是必备的。礼仪电话如何做到得体？这是每个人都需要掌握的技能，接下来我将分享我的礼仪电话心得体会。

第一段：了解行业特性

在礼仪电话中，我们需要针对不同行业或者不同情境进行不同的表达方式和语言技巧。比如在医疗行业中，语言要求严谨，需要准确表达自己的意思；在酒店行业中，我们要注重用词准确、声音温和。因此，充分了解行业特性，针对不同情境进行不同的表达方式是礼仪电话的第一步。

第二段：语言技巧

礼仪电话的语言技巧非常重要，这不仅包括语音的语调和语速，还要注重措辞和表达方式。比如，在打电话询问某个问题时，我们可以使用委婉的表达方式，比如“请问有没有可能……”而不是“你能不能……”；使用感谢的词语，如“感谢你的耐心”、“辛苦你了”表达自己的感激之情。此外，在礼仪电话中，我们还需要注意语气的正面积极，让对方感受到我们的诚意与关心。

第三段：注意礼仪细节

在礼仪电话中，注意礼仪细节也非常重要。首先，礼貌地打招呼是必须的。其次，打电话时，不要在电话响第一声就接，要等待2-3声后再接，先说：“您好，我是……”；如果是别人给我们打来的电话，过多的废话或是让对方等待都是不礼貌的。最后，礼仪电话的结束一定要说“谢谢”或是“再见”，以示礼貌。

第四段：修正自身语言问题

在礼仪电话中，如果我们的语言表达或语气出现问题，我们就需要及时的纠正。如果我们语气过激，要及时道歉，“对不起，我可能有点激动了”，或是重新表达一遍观点。如果我们表达的不够清晰，可以使用“我不太确定”，“我再确认一下”等表述方式。语言问题的修正往往需要我们的勇气和诚实。

第五段：情感沟通

礼仪电话不仅仅是言词上的沟通，更包括情感上的沟通。比如，一个笑容的问候、真挚的关心、体贴的语气都可以让对方感受到我们的关心和体贴，拉近双方之间的距离。在礼仪电话中，我们需要注重双方情感的交流，用心的倾听和回应对方的需求和感情。

结语：

总之，礼仪电话是一项需要技巧和修炼的能力。要做好礼仪电话，需要有一定的语言技巧和良好的沟通能力，还需要注重细节，多学习多实践。当我们的礼仪电话变得得体自然时，我们的人际关系和工作能力都将有所得益。

电话礼仪情景模拟对话人篇四

销售人员在接打电话的时候需要非常注意个人的语气和语言的礼节，因为在接打电话的时候，客户是看不到个人的举止和表情的，只能通过你说话的语气和语言措词来感受销售人员的情感表现和所介绍商品的真实情况。所以小编在这里和大家分享接电话礼仪，希望可以更好的完美自我表达的能力。

接电话时候的礼仪禁忌

需要注意的是，销售人员在商务交往中，不允许接电话时以“喂，喂”或者“你找谁呀”作为“见面礼”。

特别是不允许一张嘴就毫不客气地查一查对方的“户口”，一个劲儿地问人家“你找谁”，“你是谁”，或者“有什么事儿呀?”

极其个别的人，长着一对挑肥拣瘦的“势利眼”。

即使是接电话地，也极为庸俗地“因人而宜”、“对象化”的倾向十分明显。

他们在接电话时，一开始总是“拿架子”，“打官腔”。

先是爱搭不理地问上几句“谁呀”、“什么事呀”，然后能推的事情就推，能踢的皮球就踢，“事不关己，高高挂起”。

不过他们的“天气”也不总是永远这般“阴沉”，一旦听出来对方是上司、是家人、是朋友，或是自己正在求助的人，立即就会“雨过天晴云散尽”，低声下气，细语柔声，卑躬屈膝，有求必应，不怕旁人说自己是一副奴才腔。

这种不能平等待人的做法，既容易得罪人，也会让旁人看不起。

所以，再次注意，在接电话的时候要给予对方以同等的待遇，坚持不分对象的一视同仁。

拨错电话时的礼仪禁忌

销售人员接打电话之拨错电话礼仪

万一对方拨错了电话或电话串了线，也要保持风度。

切勿发脾气“耍态度”。

确认对方拨错了电话，应先自报一下“家门”，然后再告之电话拨错了。

对方如果道了歉，不要忘了以“没关系”去应对，而不要教训人家“下次长好眼睛”、“瞧仔细些”。

如果有可能，不防问一问对方，是否需要帮助他查一下正确的.电话号码。

真的这样做了，不是“吃饱了撑的”，而是借机宣传了本单位的以礼待人的良好形象。

如需中断电话时的礼仪禁忌

在通话时，接电话在的一方不宜率先提出中止通话的要求。

万一自己正在开会、会客，不宜长谈，或另有其他电话挂出来，需要中止通话时，应说明原因，并告之对方:“一有空闲，我马上挂电话给您。”免得让对方觉得我方厚此薄彼。

遇上不识相的人打起电话没个完，非得让其“适可而止”不可的话，说得应当委婉、含蓄，不要让对方难堪。

比如，不宜说:“你说完了没有?我还有别的事情呢，”而应当讲:“好吧，我不再占用您的宝贵时间了”，“真不希望就此道别，不过以后真的希望再有机会与您联络”。

通话中的礼仪禁忌

在通话途中，不要对着话筒打哈欠，或是吃东西。

也不要同时与其他人闲聊。

不要让对方由此来感到在受话人的心中无足轻重。

结束通话时，应认真地道别。

而且要恭候对方先放下电话，不宜“越位”抢先。

不要急着拿起电话接听

销售人员接打电话之不要急着拿起电话

销售人员接打电话的时候，不要以为接电话没有什么，其实里面还是有很深的学问的。

一定要等电话响两声之后再接。

为什么?你要利用这段时间平静自己的情绪，在你不知道来电人是谁、来电内容是什么之前，不要将你的情绪带给将要和你对话的那个人，哪怕你此刻是欢快的，你怎么知道对方一定就希望听到你欢天喜地的声音?当然，把你的坏心情不加掩饰地传递给对方就更不应该了。

电话总是由各种各样的人打来，他们总会带来一些好消息、坏消息或者一些不好也不坏的消息，将你的情绪信号毫无保留地传递给对方，不免偶尔也会表错情。

接电话，有时就像看待人生，要有宁静、平和的心态。

电话响两声，对打电话的人来说，是完全可以接受的等待时间，也是他期待你拿起电话的最佳状态。

对接电话的人来说，在短短的一声电话铃声里，你的焦躁和不安可能已经瞬间平息，你才可以不惊不惧地面对任何事，宠辱不惊地面对任何人。

世上很多事情，需要一个小小的停顿和转折，别那么急着拿起电话。

销售人员接打电话的礼仪其实并没有什么明文规定，都是一些约定俗成的细节而已，但是如何把握住这些细节，给客户留下好的印象。

却是销售人员成功销售的重要阶段。

一、电话铃响两遍就接，不要拖时间。

拿起呼筒第一句话先说“您好”。

如果电话铃响过四遍后，拿起听筒应向对方说:“对不起，让您久等了”，这是礼貌的表示，可消除久等心情的不快。

如果电话内容比较重要，应做好电话记录，包括单位名称、来电话人姓名、谈话内容，通话日期、时期和对方电话号码等。

二、电话的开头语会直接影响顾客对你的态度、看法。

通电话时要注意尽量使用礼貌用词，如“您好”、“请”、“谢谢”、“麻烦您”等等。

打电话时，姿势要端正，说话态度要和蔼，语言要清晰，即不装腔作势，也不娇声娇气。

这样说出的话哪怕只是简单的问候，也会给对方留下好印象。

只要脸上带着微笑，自然会把这种美好的、明朗的表情传给对方。

特别是早上第一次打电话，双方彼此亲切悦耳的招呼声，会使人心情开朗，也会给人留下有礼貌的印象。

电话接通后，主动问好，并问明对方单位或姓名，得到肯定答复后报上自己的单位、姓名。

不要让接话人猜自己是谁(尤其是长时间没见的朋友、同事)，以使对方感到为难。

三、打电话时，应礼貌地询问:“现在说话方便吗”?要考虑对方的时间。

一般往家中打电话，以晚餐以后或休息日下午为好，往办公室打电话，以上午十点左右或下午上班以后为好，因为这些时间比较空闲，适宜谈生意。

四、打电话、接电话时，如果对方没有离开，不要和他人谈笑，也不要用手后住听筒与他人谈话，如果不得已，要向对方道歉，请其稍候，或者过一会儿再与对方通电话。

五、对方要找的人不在时，不要随便传话以免不必要的麻烦，如必要，可记下其电话、姓名、以回电话。

六、要学会配合别人谈话。

我们接电话时为了表示认真听对方说话，应不断地说:“是，是”、“好，好吧”等，一定要用得恰到好处，否则会适得其反。

要根据对方的身份、年龄、场合等具体情况，应付方式各异。

七、挂电话前的礼貌也不应忽视。

挂电话前，向对方说声:“请您多多指教”、“抱歉，在百忙中打扰您”等等，会给对方留下好印象。

八、办公场合尽量不要打私人电话，若在办公室里接到私人电话时，尽量缩短通话时间，以免影响其他人工作和损害自身的职业形象。

如何接电话,也是一门艺术,要想做一个合格的受话人,有许多礼仪要学。

首先,要做好通话的准备,无论是私人还是公务电话,尤其是后者,应该在电话机旁准备好一些物品:电话号码簿、电话记录本和记录用笔。

不要总是在需要时告诉对方:“请等等,我去拿纸和笔。

”这样既拖延了通话的时间,也是不礼貌的行为。

其次,听到电话铃声,应尽快放下手中所做的事情去接电话。

有些单位规定铃响三声内接电话,这是很有必要的。

受话人所说的头一句话应是亲切地问对方:“你好。

”接下来便是说出自己的工作单位及姓名,这样做,不仅礼貌,还可帮助对方确认自己有没有拨错电话号码。

电话铃响时,如果自己正在与客人交谈,应先向客人打声招呼,然后再去接电话。

如果发觉打来的电话不宜为外人所知,可以告诉对方“我身边有客人,一会儿我再给你回电话”。

不要抛下客人,在电话中谈个没完。

这样身边的客人有被轻视的感觉。

无论在哪里接电话,都要仪态文雅、庄重,应轻拿、轻放,把电话机移向自己身边时,不要伸手猛拉过来。

到通话是，不要拿腔拿调的,应该声调适中,语气柔和沉稳。

不要在听电话时与旁人打招呼、说话或小声议论某些问题,如遇接电话时房内有许多人正在开会聊天,可先请他们停下来,然后再接电话。

在通话过程中,为了使对方知道自己一直在倾听,或表示理解与同意,应时不时地轻声说些“嗯”、“是”、“对”、“好”之类的短语。

通话完毕后,可以询问对方:“还有什么事吗?”或者“还有什么要吩咐吗?”这一类客套话,既是表示尊重对方,也是提醒对方,请对方先放下电话,再轻放下自己的电话。

接听电话不可太随便，得讲究必要的礼仪和一定的技巧，以免横生误会。

无论是打电话还是接电话，我们都应做到语调热情、大方自然、声量适中、表达清楚、简明扼要、文明礼貌。

1、及时接电话、

一般来说，在办公室里，电话铃响3遍之前就应接听，6遍后就应道歉：“对不起，让你久等了。

”如果受话人正在做一件要紧的事情不能及时接听，代接的人应妥为解释。

如果既不及时接电话，又不道歉，甚至极不耐烦，就是极不礼貌的行为。

尽快接听电话会给对方留下好印象，让对方觉得自己被看重。

2、确认对方

对方打来电话，一般会自己主动介绍。

如果没有介绍或者你没有听清楚，就应该主动问：“请问你是哪位?我能为您做什么?您找哪位?”但是，人们习惯的做法是，拿起电话听筒盘问一句：“喂!哪位?”这在对方听来，陌生而疏远，缺少人情味。

接到对方打来的电话，您拿起听筒应首先自我介绍：“你好!我是某某某。”

如果对方找的人在旁边，您应说：“请稍等。”然后用手掩住话筒，轻声招呼你的同事接电话。

如果对方找的人不在，您应该告诉对方，并且问：“需要留言吗?我一定转告!”

3、讲究艺术

接听电话时，应注意使嘴和话筒保持4厘米左右的距离;要把耳朵贴近话筒，仔细倾听对方的讲话。

最后，应让对方自己结束电话，然后轻轻把话筒放好。

不可“啪——”的一下扔回原处，这极不礼貌。

最好是在对方之后挂电话。

4、调整心态

当您拿起电话听筒的时候，一定要面带笑容。

不要以为笑容只能表现在脸上，它也会藏在声音里。

亲切、温情的声音会使对方马上对我们产生良好的印象。

如果绷着脸，声音会变得冷冰冰。

打、接电话的时候不能叼着香烟、嚼着口香糖;说话时，声音不宜过大或过小，吐词清晰，保证对方能听明白。

5、左手接听电话

便于随时记录有用信息。

电话礼仪情景模拟对话人篇五

电话接听是现代社会中非常普遍的一种沟通方式。在工作和生活中，我们经常会接听各种电话，如求职电话、业务电话等。电话接听礼仪是一种尊重对方、提高沟通效果的重要方式。在长期的电话接听实践中，我逐渐总结出了一些心得体会。

首先，态度决定一切。电话接听时，一定要保持良好的态度。无论对方是谁，都要以友善、专业的态度回应。电话是一种无形的沟通方式，无法通过面部表情或肢体语言来传达信息。因此，我们必须通过语言和声音来表达我们的善意和尊重。通过热情友好的语气和专业的谈话技巧，我们能够在电话接听中建立起良好的关系，增加沟通的效果。

其次，语言要清晰准确。在电话接听中，清晰准确的语言是十分重要的。要避免口齿不清、缺乏语调和声音过小的问题。清晰的语言可以减少沟通误解，提高电话效率。此外，在电话接听中，最好避免使用术语或行业专有名词，以免对方听不懂或理解错误。要用简单通俗的语言来进行沟通，确保信息的准确传达。

另外，要耐心倾听。电话接听是一种双向的沟通方式，不仅需要我们表达自己的观点和需求，还需要我们仔细倾听对方的意见和问题。在电话接听中，要有耐心地倾听对方的发言，不要急于表达自己的观点或打断对方的发言。只有通过耐心倾听，我们才能更好地了解对方的需求，提供更有效的帮助。

此外，细心也是电话接听中很重要的一点。电话通常是工作和生活中重要事务的有效交流方式。因此，我们在接听电话时，一定要细心听取对方的要求，细致地记录和处理相关信息。在处理各种问题时，细心的态度可以帮助我们更好地理解问题的本质，提供满意的解决方案。同时，对于需要回复的信息，我们也要仔细查看并准确回应。只有细心才能确保电话接听的效果和质量。

最后，要友好地结束通话。电话接听不只是在工作中，也会遇到一些寒暄和废话。在合适的时机，要友好地结束电话。一方面，这样可以尊重对方的时间，避免无谓的浪费。另一方面，友好的结束可以留下良好的印象，为以后的沟通打下基础。

总而言之，电话接听礼仪是一种尊重他人、提高沟通效果的重要方式。在日常生活和工作中，我们应该始终保持良好的态度、清晰准确的语言，耐心倾听对方的发言，细心处理问题，并友好地结束电话。只有这样，我们才能够在电话接听中取得较好的效果，提高我们的工作和生活质量。

电话礼仪情景模拟对话人篇六

粗率答复：「他不在」即将电话挂断。接电话时也要尽可能问清事由，避免误事。

对方查询本部门其它单位电话号码时，应迅即查告，不能说不知道。

我们首先应确认对方身份、了解对方来电的目的，如自己无法处理，也应认真记录下来，委婉地探求对方来电目的，就可不误事而且赢得对方的好感。

对对方提出的问题应耐心倾听;表示意见时，应让他能适度地畅所欲言，除非不得已，否则不要插嘴。期间可以通过提问来探究对方的需求与问题。注重倾听与理解、抱有同理心、建立亲和力是有效电话沟通的关键。

接到责难或批评性的电话时，应委婉解说，并向其表示歉意或谢意，不可与发话人争辩。

电话交谈事项，应注意正确性，将事项完整地交待清楚，以增加对方认同，不可敷衍了事。

如遇需要查寻数据或另行联系之查催案件，应先估计可能耗用时间之长短，若查阅或查催时间较长，最好不让对方久候，应改用另行回话之方式，并尽早回话。以电话索取书表时，应即录案把握时效，尽快地寄达。

电话礼仪情景模拟对话人篇七

电话礼仪是现代社会中一项非常重要的技巧，而在我的工作和日常生活中，我也逐渐认识到了其重要性。通过不断的实践和体悟，我对电话礼仪有了更深入的了解。在这篇文章中，我将分享我对电话礼仪的感悟和体会。

首先，电话礼仪是一门艺术。打电话是一种特殊的沟通方式，只通过声音传达信息，所以对于打电话的人来说，掌握良好的电话礼仪尤为重要。首先，要注意自己的语速和音量。语速过快会让对方难以理解你的意思，反之，语速过慢则会让对方感到焦虑。此外，过大或过小的音量都会造成不良的交流效果。因此，我们在打电话时要注意平稳而有节奏地讲话，并控制好音量大小。

其次，礼貌是电话交流的基础。礼貌体现了对对方的尊重和关心，是建立良好人际关系的基础。在电话中，礼貌的表现主要体现在称呼和用语上。对不同年龄的人和不同职业的人要使用相应的称呼，如“先生”、“女士”、“教授”等。同时，要注意选择礼貌的用语和表达方式，避免使用粗鲁、冷淡或含有攻击性的话语。只有通过礼貌的用语和表达方式，我们才能在电话交流中建立起友好和融洽的氛围。

再次，反馈是电话交流中的关键环节。电话交流是双向的，对方的反馈是我们了解对方思想和情绪的重要途径。因此，在电话沟通中，我们要注意提问并倾听对方的回答。在沟通中，我们可以通过提问来引导对方表达想法，并及时给予积极的肯定和回应。而倾听是有效沟通的基础，我们要耐心倾听对方的意见和想法，不要中断或者打断对方的发言。通过良好的反馈，我们可以减少误解和沟通障碍，增进彼此之间的理解和信任。

同时，电话礼仪需要注意保护个人信息。在现代社会，个人信息泄露的风险日益增加。因此，在电话交流中要注意保护自己和对方的个人信息。一方面，我们要谨慎对待自己的个人信息，不要随意告诉陌生人。另一方面，我们也要尊重对方的隐私权，不要追问对方私人的问题或者以不恰当的方式使用对方的个人信息。只有确保个人信息的安全和保密，我们才能保持良好的电话交流和人际关系。

最后，要注意电话礼仪的时间管理。电话交流是一个互动的过程，我们要注意控制电话的时长。在拨打电话时，先询问对方是否方便接听，若对方并不方便，我们应该尊重对方的时间，寻找其他合适的时机。而在电话交流过程中，我们也要控制好时间，避免一个话题过久地讨论，使对方感到枯燥或者影响对方其他事务的处理。在电话交流中妥善管理时间，能够让沟通更加有效和高效。

总之，电话礼仪是现代社会中至关重要的一项技巧。通过掌握良好的电话礼仪，我们能够更好地与他人交流和沟通，营造良好的人际关系。在实践中，我也逐渐体悟到了电话礼仪的重要性，并不断努力提高自己的沟通能力。相信通过不断的学习和实践，我们能够更好地应用电话礼仪，提升自己的电话交流能力。

电话礼仪情景模拟对话人篇八

在日常生活中，掌握一些接听电话的礼仪，让对方在你亲切的话语中心平气和地谈事情，对于透过电话进行自我推销，让自己给对方产生良好的印象。 下面有小编公关礼仪之电话礼仪，欢迎阅读!

准备记录工具：如果大家没有准备好记录工具，那么当对方需要留言时，就不得不要求对方稍等一下，让宾客在等待，这是很不礼貌的。所以，在接听电话前，要准备好记录工具，例如笔和纸、手机、电脑等。

停止一切不必要的动作：不要让对方感觉到你在处理一些与电话无关的事情，对方会感到你在分心，这也是不礼貌的表现。

使用正确的姿势：如果你姿势不正确，不小心电话从你手中滑下来，或掉在地上，发出刺耳的声音，也会令对方感到不满意。带着微笑迅速接起电话：让对方也能在电话中感受到你的热情。

1、三声之内接起电话：这是星级酒店接听电话的硬性要求。此外，接听电话还要注意：

3、注意语调的速度;

4、注意接听电话的措辞，绝对不能用任何不礼貌的语言方式来使对方感到不受欢迎;

5、注意双方接听电话的环境;

6、注意当电话线路发生故障时，必须向对方确认原因;

7、注意打电话双方的态度。

8、当听到对方的谈话很长时，也必须有所反映，如使用“是的、好的”等来表示你在听。

9、主动问候，报部门介绍自己;

须搁置电话时或让宾客等待时;应给予说明，并致歉。每过20秒留意一下对方，向对方了解是否愿意等下去。

11、感谢对方来电，并礼貌地结束电话：在电话结束时，应用积极的态度，同时要使用对方的名字来感谢对方。

12、要经常称呼对方的名字，这样表示对对方尊重。

13、当手机出现未接电话时要及时回复短信或者电话，询问是否有要事等

14、若非有要紧事，晚上十点后尽可能不要给任何人打电话，以免打搅别人休息

在打电话时，假如尊重对方，礼貌热情，会给对方良好的印象。通话应选择恰当的时间，无紧急情况，一般，白天应在8点以后(假日在9点以后)，夜间则在21点以前，以免打搅他人休息。有午睡的季节，不应在中午打电话。一般通话时间以3～5分钟为宜，尽量提高通话效率，减少占用时间。

使用电话应做好充分的预备。通话以前，应对谈话内容与目的做到胸有成竹、有的放矢，避免词不达意、结结巴巴的通话;电话机旁应备有记事簿，以免需要记录时忙乱而耽搁对方的时间。

向外打电话时，应记准电话号码，以免打错。假如拨错号码，应礼貌地向对方道歉，不可随手挂机。拨通后，首先应说“你好!”然后迅速通报自己的单位，必要时还应报上自己的姓名;再告诉接电话的人你要找的是谁：“请麻烦您找一下××先生听电话，谢谢。”如对方答应找人后，应手持听筒静候，不要在此时离开或做其它的事。对方告诉你要找的人不在时，切不可当即挂断，而应当说“谢谢，打搅了!”或请对方帮助传达：“假如可以的话，能不能麻烦您转他……” 等。若对方答应你的请求，应表示感谢;假如要找的人接电话，应先致以简短的礼貌的问候，而后进入正式谈话。

要正确有效地使用电话，应该做到亲切文明、简捷准确。打电话时，虽然相互看不见，但是闻声可知其人。因此，通话时一定要客气礼貌坚持用“您好“开头，“请“字在其中，“谢谢“、“不客气“结尾，嗓音要清晰，音量在适中，语速要恰当，通过声音在对方心里树立良好的形象。打电话是为了争取时间，提高信息交流的效率，因此交谈时词语达意简洁，语言清晰准确，以避免误听。

当我们打电话给某单位，若一接通，就使对方听到对方亲切、优美的招呼声，心情一定会很愉快，使双方对话能顺利展开。在电话中只要稍微注意一下自己的语言就会对对方留下美好的印象。同样说：“您好，这里是xx“，但声音清脆、悦耳，吐字清晰，同让人听了不清晰、阴沉的声音，会给对方留下完全不同的印象。在电话中给人印象不佳，对方对你所在的单位也会有看法。因此要记住，接电话时，应有“我代表企业的形象“的意识。

企业业务繁忙，一个办公定有时往往会有几部电话，听到电话铃声，应准确迅速地拿起听筒，最好在三声之内接听。电话铃声响一声大约3秒钟，若长时间无人接电话，让对方久等是很不礼貌的，对方在等待时心里会十分焦急，你所在的企业会给他留下不好的印象。即使电话离自己很远，听到电话铃声后，应该用最快的速度拿起听筒，这样的态度是每个人都应该拥有的，这样的习惯也是每个办公室工作人员都应该养成的。如果电话铃响了五声才拿起话筒，应该先向对方道歉，若电话响了许久，接起电话只是“喂“了一声，对方会十分不满，并留下恶劣的印象。

打电话之前，应确定第一受话人、第二受话人，然后确定电话交谈的内容，如果内容较多，应事先打个腹稿，力求表达清楚、简练。给不熟悉的对象打电话时，要给对方以沉着、思路清晰的感觉。接通电话并确认电话号码无误时，应立即简要报明自己的身份、姓名及要通话的人名，当对方答 “稍候“时，应握着话筒静候;假如对方告诉你“要找的人不在“时，切不可鲁莽地将话筒“喀啦“一下挂断，应道声“谢谢“。

打电话要简短，长时间占线，有可能误事。

打完电话，不要忘记说一声“我挂电话了，好吗?“或者说一声：“再见“!如果对方是长辈或领导，要等对方挂断电话，自己才放下听筒，表示礼貌。

粗率答复：「他不在」即将电话挂断。接电话时也要尽可能问清事由，避免误事。

对方查询本部门其它单位电话号码时，应迅即查告，不能说不知道。

我们首先应确认对方身份、了解对方来电的目的，如自己无法处理，也应认真记录下来，委婉地探求对方来电目的，就可不误事而且赢得对方的好感。

对对方提出的问题应耐心倾听;表示意见时，应让他能适度地畅所欲言，除非不得已，否则不要插嘴。期间可以通过提问来探究对方的需求与问题。注重倾听与理解、抱有同理心、建立亲和力是有效电话沟通的关键。

接到责难或批评性的电话时，应委婉解说，并向其表示歉意或谢意，不可与发话人争辩。

电话交谈事项，应注意正确性，将事项完整地交待清楚，以增加对方认同，不可敷衍了事。

如遇需要查寻数据或另行联系之查催案件，应先估计可能耗用时间之长短，若查阅或查催时间较长，最好不让对方久候，应改用另行回话之方式，并尽早回话。以电话索取书表时，应即录案把握时效，尽快地寄达。