最新档案管理制度细则(5篇)
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档案管理制度细则篇一
档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，是各项工作开展情况的直接反映。为加强山西省食品安全风险监测资料管理工作，确保档案的规范性、完整性、准确性和系统性，便于信息查询和开展督导工作，特制订本制度。
一、适用范围
本制度适用于山西省食品安全风险监测工作涉及的省、市、县级卫生行政部门、疾控机构、医疗机构的有关科室及参与监测工作的其它部门与机构。
二、管理原则
1.科学建档：各机构应按照本制度推荐的资料分类方法建立档案。
2.规范整理：各机构应按照目录、资料、借阅登记表的格式整理档案。资料部分的整理应参照本制度第三部分要求完成。
3.及时归档：各机构应该各项工作完成后一个月内完成归档。
4.集中管理：各机构食品安全风险监测工作档案应实行专柜、专档保存。
5.专人负责：各机构具体承办科室应指定专人负责档案管理。有关工作承担人员应根据所承担的工作，及时收集、整理有关资料，并交由专人集中管理。
三、资料分类方法
归档资料指所有与食品安全风险监测工作有关的具有保存价值的资料，包括文件、文字资料、照片、图片、电子资料等。一般可分为管理资料和业务资料等。
（一）管理资料：主要是指开展食品安全风险监测有关管理工作中，所产生的资料。包括管理体系和制度建设、监测队伍建设、收发文件、监测方案及实施方案、工作计划、工作总结、督导报告、数据分析报告、简报等。可参照如下内容分类归档。
1.体系建设：包括管理体系、组织机构图、管理制度、体系内各机构和人员职责分工、运转流程等。
2.来文：本机构收到的来自其他单位或部门的文件或公函（包括重要的电子邮件函）。可以按照发文部门分为上级来文、下级来文及其它单位来文，每类按时间排序。
3.发文：指本机构发出的各类文件和公函（包括重要的电子邮件函）等。可
1以按发文时间排序。
4.监测方案和实施方案：可以按照时间分类。
5.工作总结和数据分析报告：包括季度和工作总结、数据分析报告，可以按照时间分类。
6.监测队伍建设：包括人员外出和内部接受培训情况、培训班资料等。可以按照时间分类。
7督导资料：包括督导方案、现场记录表及督导报告等资料，按时间排序。督导资料整理时，应包括通知、日程、督导方案（背景、目的、组织与实施、督导内容、考核标准、人员分工）、现场工作记录、督导报告、影像资料及其他相关资料。
8.工作动态/简报/通讯：包括本级及上、下级单位编印的简报。可以按照编写单位分类，每类按时间排序。
（二）业务资料
1.活动资料：主要反映监测工作开展情况。包括会议、培训及其它工作，每项活动所有相关资料应集中保存。可按照活动类型分类，每类按时间排序。
每项活动档案资料中应包括：通知、日程、签到册、讲义、讲话稿、小结（时间、地点、参会人员、主要目的、内容、相关评价）、影像资料及其他相关资料。
2.技术资料：主要是与监测工作有关的业务资料。包括技术指导手册等技术性文件，食源性疾病（包括食物中毒）事件、疑似食源性异常病例/异常健康事件的处置资料及其他业务资料。
四、资料保存形式
可分为纸质档案、电子文件档案、声像资料档案和资料汇编等。各类形式档案资料应分别保存，每类形式资料应参照上述方法分类保存，且分类方法要保持一致。
1.纸质档案：以档案盒的形式保存。
2.电子文件档案：包括所有电子版的文档和声像资料，可以保存在硬盘或光盘内。
3.声像资料档案：指与监测工作有关的声音、图像和影像资料，各类资料可以根据不同的载体形式分别保存。
4.资料汇编：一个自然结束后，可对全年资料进行统一装订，形成资料汇编。
纸质档案、资料汇编和声像资料档案应在资料档案盒内注明本盒资料类别和资料信息（见附件1），电子文档可以文件夹和文件名称表示资料类别和时间、内容等基本信息，上述信息应与纸质资料档案信息一览表内容保持一致，以便于资料查阅。
每个档案盒/袋内应有借阅情况表（见附件2），包括所借阅资料名称，借阅日期，借阅人签字、归还日期以及保管人签字等。
五、本制度自2012年3月1日起执行。
附件：1.卷内目录2.借阅情况表
卷内目录
借阅情况表
档案管理制度细则篇二
技术档案管理制度
根据《中华人民共和国档案法》，为进一步加强企业档案管理，有效地开展档案信息开发利用工作，全面提高企业综合素质，结合本公司的实际情况，特制订我公司档案管理制度。
第一章 概述
1、为了规范公司技术档案管理，统一档案的管理标准，形成齐全、完整、准确、系统的工程项目档案，结合本公司现场施工及档案管理的实际情况，特制定本管理制度。
2、公司技术档案是指相关职能部门在施工、质量、设备、基建等工程建设过程中形成的应当归档保存的文字材料、图纸、图表、电子文件、声像等形式与载体的材料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。
3、公司设立档案管理室，并配备专职人员管理，档案管理室在技术负责人的直接领导下，集中统一管理全公司的施工、质量、设备、基建等技术档案。建立、健全技术档案工作，达到全公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
4、公司相关职能部门要把技术档案工作纳入本部门的基本工作范畴，保证本部门的技术文件材料的积累，并按归档制度要求收集、整理、及时归档。以保证全公司技术档案工作的顺利开展。
第二章
档案管理室任务和管理人员职责
1、档案管理室的任务
1.1集中、统一、科学地管理好技术档案，维护技术档案的完整、系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用。因工作严重失职，造成技术档案原件遗失、缺漏、污损破坏至无法使用、借出无法收回等，管理人员应负主要责任，严重者调离岗位。
1.2协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的形成积累和正确地整理、立卷归档工作。
1.3承担技术文件资料的接收、复制、借阅、发放和建档，提供技术资料为全公司有关单位和技术人员服务。
2、管理人员的职责
2.1认真贯彻公司技术档案工作的方针政策。钻研业务，提高管理水平，保证技术档案工作任务的完成。积极主动地为生产、开发提供技术资料。
2.2 科学的管理公司技术档案，承办技术资料档案的接受、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计以及绘制检索工具等工作。
2.3 遵守公司保密制度，做好技术档案安全工作，严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度。2.4 保持档案室内整洁、卫生，对破损和变质的档案要及时提出修补和提出复制，保证技术档案的完整性。
第三章 技术档案的归档范围及保管期限
1、技术档案范围：
1.1、招投标文件（应含招标文件、招标答疑、补充文件、投标文件）1.2、中标通知书
1.3、工程施工合同、协议书（应含合同变更、补充合同、施工准备协议、零星项目施工协议）
1.4、开工报告（应含开工报审表，延期开工报告及回执，延期开工的原因，理由及工程师延期开工的答复）
1.5、图纸会审记录，技术交底记录
1.6、监理申报表（应含施工测量报验单、工序质量报验单等）1.7、施工组织设计（施工方案）
1.8、技术交底记录，隐蔽工程验收记录，主体结构中间验收记录、分部、分项工程质量评定表，单位工程综合评定表
1.9、甲、乙双方往来书信函件、现场签证单、备忘录、设计变更（不论是何要求的变更，均应有业主、设计、监理和项目负责人在文件上签字）
1.10、现场会议纪要（在现场定期或不定期召开的工程协调会都应形成会议纪要，要求与会的业主、设计、监理、总包方等在纪要上签字，会议纪要应编号）
1.11、施工进度计划及报审表、施工进度调整计划报审表、变更工期报审表
1.12、工程预付款申请、工程进度款申请、索赔申请表
1.13、原材料及构件出厂合格证、材料复试单、钢材焊接试验报告、混凝土、砂浆试块试验报告及配合比通知单
1.14、施工日记（主要记录当日施工进度、材料进退场及耗用情况、劳务队伍安排情况、机械设备进退场情况、上级来人检查的意见、指示、发生的事故及处理意见、天气情况等，应指定专业人每天如实记录）
1.15、竣工报告、竣工验收证明单、交工验收记录 1.16、竣工资料移交清册，竣工图（含建筑竣工图、结构竣工图、变更图不能作为竣工图，应放在相对应的设计变更后面
1.17、工程结算审计报告、结算书、结算工料分析
1.18、重大质量事故报告和处理方案（如有重大安全、质量事故发生，应写明事故原因、处理意见、方案、整改措施、有关事故现场的照片、调查报告等）
1.19、施工技术总结，工程声像文件等信息资料
1.20、回访保修单（在保修期内发生的维修情况必须详细填写）
2、归档手续：
凡归档的科技文件材料必须进行系统整理，组成完整的保管单位（卷、盒、盘），归档必须填写交接清单一式二份，交档案室（档案分室）保管。
3、归档分数：
一般档案材料归档一份，重要的使用频率高的要归档二份，工程技术档案除省、市优质工程及五千平方米以上工程项目交公司档案室保管外，其他由各档案室分室保管。
4、归档时间：
工程技术档案在工程竣工验收交付后的次年内整理归档。机械设备在安装试运行后三个月内归档。
5、归档范围及保存期限
工程技术档案（除施工日记为短期保存外，其余均为长期保存）
第四章 技术档案的归档质量要求
1、建设项目归档文件和案卷质量应符合《科技档案案卷构成的一般要求》（gb/t11822-2008）和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（da/t28-2002）的要求。
2、每一个工程项目竣工或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料。并按公司形成技术文件资料的归档范围和要求分类、组卷、排列、编目，组成保管单位（卷、代、册、盒），由技术负责人审查后及时向档案管理室移交归档。
3、各部门或技术人员在移交技术档案或技术文件资料时，交接双方应按规定办理交接手续，签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，管理人员有权拒绝接收。
4、归档的文件材料应整洁，字迹清楚、图样清晰，符合耐久性的要求，签字盖章手续完备。不能使用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、铅笔、原珠笔、复写纸)。签名真实、规范，不能代签名、不能用计算机打印、不能用印章代替签名。
5、凡各部门形成的图纸类文件，应描制底图一份，并经技术责任签字后，向档案室移交归档。
6、照片、录音、录像等材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。
7、凡外来、外购的图纸资料，随仪器、设备入场的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前，有关单位必须通知资料管理人员参加清点，如数归档。在未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有或拿走。
第五章档案资料移交制度
1、凡散存在各有关人员手中的文件、技术资料必须按规定移交有关部门档案专（兼）职人员集中管理，任何人不得借理由据为己有。
2、移交档案（资料）时，必须做好移交清单，一式二份，当面清点，收、交双方签名盖章，各执一份移交清单备查。
3、档案移交后应设专业档案总台账，分类台账目录，要标明来自何处或调往何处，并注明移交人员，日期简况。
4、借调档案不列入移交范围。
第六章 技术档案的鉴定和销毁
1、鉴定小组由公司领导，专业技术人员和档案人员组成，每次鉴定时要在保管单位备考表中签署鉴定意见，由小组负责人签名，并注明日期。由档案管理部负责技术档案的内容、保管期限的鉴定工作。
2、档案通过鉴定，保证档案保管单位质量达到标准规定，如鉴定中发现档案不准确，不完整应及时责成有关部门和人员负责修改，补充。
3、因破损或变质的档案，复印后原档案保管期限为半年。因修改内容而更换的档案原档案报废，保管期限为一年。
4、在销毁档案时，由档案室和鉴定小组共同派员监销。销毁前要编造销毁清册，提出销毁报告，经公司领导审批同意后方可销毁。销毁后，监销人应在销毁清册上签名盖章，并报送有关档案管理上级机关备案，销毁档案时要严格执行保密规定。有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。
第七章 技术档案的保管和保密、借阅
1、对接收来的技术档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制《档案查阅目录》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。
2、认真执行技术档案的保管检查制度，每年年底全面检查、清理一次，做到帐档一致。并于每年12月30日以前整理出检查报告，交技术负责人审查。技术负责人根据检查报告的结果，对出现的问题勒令档案管理员进行整改，并对检查报告的真实性进行复查。
3、做好技术档案的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。经常保持室内清洁通风，注意防尘、防水、防火、防潮、防晒和防盗。防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。
4、技术档案的保密制度
4.1企业档案的密级定为机密、秘密。凡属机密，秘密档案应标上标志，并注意妥善存放。
4.2 全公司职工必须严守机密，维护技术档案的安全。借（调）阅秘密以上档案，应严格遵循审批手续，在规定的场所阅读，不得私自摘录
4.3凡属秘密以上档案，不得随便复印、晒制、照相、录像、确属需要时，应经分管领导批准同意。技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施做妥善处理。
4.4 非工作人员未经允许，不得随意翻阅技术档案。
4.5鉴定小组和档案管理员应定期对秘密以上档案作一次重点检查。
5、技术档案的借阅
5.1需借查档案者，必须办理借档登记手续，经本部门负责人批准方可借阅，借阅期限不得超过两周，用毕后即归还，经管理人员检查后，办理注销手续。
5.2外单位因工作需要查阅本公司档案资料者，一律凭单位介绍信，经主管部门负责人审批后借阅，但不准借出，若本公司规定不得外单位查阅的有关档案，则不提供借阅。
5.3 技术档案和各种设备说明书等，均在公司内控制使用，档案原件不得借出档案室，仅供在室内查阅。如有副本时，需经技术负责人批准方能借出。
5.4 查阅档案时，不准吸烟，不准在档案交流上任意删改、涂写、不准折卷，对机密性的档案，未经同意不准擅自摘录、拍照。借阅者应保持档案的完整、安全、整洁，借、还双方应共同清点份数、页数，并坚持完整情况，做到认真负责。
5.5 对借阅者不如期归还或有损坏，应据实际情况给予借阅者进行处罚。5.6借阅人要严守机密，妥善保管，确保档案安全。
5.7借阅者利用档案资料取得一定效果时，必须填写利用效果登记。
第八章 技术档案的复制和发放
1、凡归档的技术文件资料，应复制备份一份，供日常借阅和发放使用。
2、需要发放至各施工现场的技术资料，应在技术档案交接后次日内发放至各施工现场，发放时应注明施工发放现场、发放号、发放日期、是否受控等，并由接收人员签字。
3、其他需要文件的单位或个人，应提出申请，填写资料领用申请单，经技术负责人审查批准后可签名领取。
4、发放的文件资料，使用者需妥善保管，不得损害或丢失。
第九章 技术档案和受控技术文件的更改
1、当相关部门需对技术档案更改或补充时，应有更改通知单。更改时统一做好更改标记，由技术负责人签字表明日期。
2、技术档案更改后，资料管理人员应及时将更改通知单发放给相应的文件受控现场，以保证文件的使用得到有效的控制。
3、为防止受控文件失控，各类受控技术文件自发放之日起，其使用期限为一年，过期自动作废。需要重复使用时，经技术负责人审查，签字认可后，方可再次使用。编制依据：
※《 中华人民共和国档案法》 ※《 中华人民共和国档案法实施办法》 ※ gb/t 50328《建设工程文件归档整理规范》 ※ da/t 28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 ※ gb/t 11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》
※ 国家档案局、国家计委文件国档发（1988）4号《基本建设项目档案资 料管理暂行规定》
档案管理制度细则篇三
高安街道文明办档案管理制度
为加强精神文明建设规范化、经常化、制度化、标准化管理，不断提升精神文明建设的质量和水平，根据上级有关精神文明建设的规定，特制订精神文明建设档案管理规定。
一、立卷归档内容：
(一)总结归划类(文明建设班子重视程度)
1.班子研究精神文明建设(两次以上)工作会议记录；
2.精神文明建设组织机构设置情况；
3.各项工作计划、意见等；
4.各项工作半年、年终总结；
5.精神文明建设信息简报；
(二)创建活动类
6.思想道德教育计划、教材、考核记录；
7.科普、计划生育、卫生健康、法制教育等资料；
8.知识竞赛、演讲比赛等活动资料；
9.文明家庭、文明楼院评选资料；
10.开展文艺活动资料；
11.开展体育活动资料；
12.开展扶贫、帮困、送温暖、献爱心等社会实践活动资料；
13.支持社会公益事业、积极参加文明城市建设的资料；
14.树立先进典型资料；
(三)管理类(规章制度)
15.制订的各项制度、规范等；
16.落实各项制度、规范资料；
(四)荣誉类
17.取得各项荣誉的有关资料(文件、证书)；
二、立卷归档要求
按照“谁承办谁负责”的原则，收集精神文明建设档案资料，街道各部门（单位）于每月的月底前将收集到的资料经验收合格后交文明办；资料收集要及时、全面、完整、有序。文明办对收集到的精神文明建设资料，按有关要求进行分类整理，于下月月底前完成上月的精神文明档案立卷归档工作；对精神文明建设档案要妥善保管，确保档案的安全、完整、实用。
档案管理制度细则篇四
第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。
第二条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第三条凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。
第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。
第五条归档范围：
1、公司的规划、计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录（包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等）、决定、委任书、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。
2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第六条 档案的借阅与索取：
1、借阅档案要认真填写《借阅档案登记薄》。
2、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。
3、归还档案时，档案管理人员要严格检查，如发现遗失、污损、或随意涂改情况的，要追究借阅者责任，并及时报告公司主管领导。
第六条 档案的销毁：
1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。
2、若按规定需要销毁时，必须编制《档案销毁清册》，属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准核对清楚后方可销毁。
3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。
档案管理制度细则篇五
泰州市歌德电商职业培训学校
档案资料管理制度
一、各培训机构都必须建立健全各类培训档案，如：培训教师档案、教学档案、培训学员考勤、成绩、培训合格证、操作证等档案，并指定专人负责档案管理工作。
二、培训教师档案应包括以下内容：目录、培训教师聘用“协议书”、基本情况登记表（个人简历）、学历证书（复印件）培训教师资格证（复印件）、个人教研成果资料及论文、教学工作鉴定等，并按规定装订成册，每人一档一袋，妥善保管。
三、各培训中心按照《泰州市民办教育管理暂行办法》建立教学档案，并以班（期）次为单位进行立卷。
（一）教学档案的内容材料：
1、卷宗目录
2、教学工作总结
3、开办培训班的有关文件（计划、报告、批文等）
4、教学大纲
5、教学计划表
6、教学计划执行表
7、学员登记表
8、学员考勤
9、监考表
10、考试成绩登记表
11、考试试卷
12、学员学籍登记表
13、证书发放审核备案表
14、参加培训学员相应的学历证明、身份证明材料。
（二）所有立卷材料应该按照《泰州市民办教育管理暂行办法》附件提供的样表及填写说明规范填写。表内所列内容、责任人签名、单位印章等不得随意漏填和缺项，没有内容的在卷宗目录栏内予以注明。
四、职工技能培训档案，按班（期）次参照上款内容和要求立卷，分工种（岗位）按汇总，妥善保管。
五、各培训中心安全培训档案、资料必须专人专柜管理，按规定需移交单位档案室保管的应及时移交。
六、技工学校联办的大专、本科函授学历教育的学员档案，学员毕业后交职工培训部登记后转学员所在单位。
七、档案记录填写要字迹工整，严禁涂改、剪裁，档案附件资料必须齐全。各类档案只可查阅，不得外借。八、二级单位的培训机构都必须建立企业领导人员和后备人才培训档案，内容包括：个人基本情况、参加培训时间、地点、内容、考试考核结果、个人论文、后续学历证书（复印件）等。
