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广东省公路工程档案管理办法 公路工程档案篇一

整理要求

各施工单位、监理单位、设计单位：

为进一步做好工程项目档案管理工作，省交通厅下发了豫交办【2011】39号关于下发《河南省公路建设项目文件材料归档整理规范》的通知。对工程项目档案的验收提出了明确要求，为贯彻落实好该通知精神，切实做好档案管理工作，对于s236平郏快速通道的工程技术档案工作特做以下要求：

一、各有关单位必须加强档案工作的统一管理，各施工、监理单位应建立健全档案工作各项规章制度，明确有关领导分管项目档案工作，并配备专（兼）职资料员，做好日常工作中资料的收集、整理工作，杜绝竣工验收前突击整卷。设计、监理及施工单位注意收集在工程建设过程中形成的各种资料，为了保证档案资料的完整性、准确性及系统性，应加强对施工工地档案资料管理人员的培训和教育，使他们尽快掌握和了解公路工程档案管理的方法和内容。对日常工程档案的收集整理工作，有关部门要不定期的进行现场抽查，发现问题及时解决。

二、做好平时工作的监督检查，经常性地督促、检查、指导。各级领导要对工程项目档案管理工作引起高度重视。

三、竣工资料的整理方法严格按照省厅印发的《河南省公路建设项目文件材料归档整理规范》附件中的各项规定进行整理。

四、根据豫豫交办【2011】39号关于下发《河南省公路建设项目文件材料归档整理规范》的通知，各个项目竣工材料的组卷、分类以及编制档号等系统化整理工作必须利用计算机档案管理软件完成（该软件是由国家档案局推荐经省交通厅档案科考察在全省统一使用的档案管理软件）。

五、各项目办对项目档案的形成以及利用计算机档案管理软件对项目档案案卷目录、卷内目录、光盘的整理制作及移交等工作应做统一安排。

六、各单位在合同段交工验收前将已经系统化整理的项目档案连同案卷目录（含电子版目录）和案卷编制说明，公路局工程科和监理检查合格后移交给公路局档案室，并按照规定办理移交手续。案卷的编制说明内容包括本合同段项目建设内容，档案整理执行的标准、项目档案整理情况及组卷数量，竣工图编制质量及其他需要说明的问题。

七、档号的统一编写部分为：s236pjl/….二〇一四年二月十三日

广东省公路工程档案管理办法 公路工程档案篇二

云南思澜二级公路档案管理办法

第一章

总则

第一条：为加强建设项目管理，确保建设项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，特制定本办法。

第二条：项目档案指思澜二级公路建设项目从筹划到工程竣工验收各环节中形成的应归档保存的文字材料、图纸、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。

第三条：凡是参建的各单位、各部门都应学习档案管理的法律、法规和知识，增强档案意识，促进档案收集、管理的高质量。

第四条：档案管理原则：统一领导、统一管理，实行档案管理责任制。

第二章

档案管理分类

第一条：档案应分项、分细目统一管理，一般分为行政档案，支付档案和技术档案。技术档案中，计量、质量记录以开工申请单为单元归档；路基、路面、防护工程、排水工程等图纸及原始记录分公里归案；桥梁、隧道图纸及记录按桥或隧道归档。

第二条：行政档案

1、与上级主管部门之间来往的函件；

2、与施工单位之间来往的函件、协议、申请批复、会议记录；

3、内部来往的函件、请示报告、批复；

4、与技术专家，其它第三方的来往函件、协议；

5、会议及常规工地会议记录； 第三条：支付档案

1、价格调整的有关凭证和费用计算；

2、各类支付证书；

3、工期进度月报表；

4、保险单及支付收据；

5、废置工程金额计算表；

6、设计变更批复的费用计算；

7、额外或紧急工程的费用计算；

8、其它的费用支付凭证； 第四条：技术档案

1、施工设计图表

2、变更设计图表

3、检查记录

4、试验记录

5、验收记录

6、质量事故记录

7、竣工图表

8、其它

第三章

档案机构、人员及其职责

第一条：思澜二级公路建设指挥部成立项目档案管理领导小组，负责对思澜二级公路建设项目档案实行统一领导和管理。

第二条：档案管理小组组长：

雷国方

副组长：闫兴

组员由各处室、各科室负责人组成。档案管理领导办公室设在总工办并由其承办具体业务，主任由总工办主任兼任，专业档案管理员：杨腾

档案兼职管理人员： 陈陆

综合办：陈陆

合同处：李伟

征迁处：杜庆春

后勤财务处：吴忠华

技术质量管理处：杜军

物资处： 何忠宏

总监办：雷国方

中心试验室：杨美凤。

以上各处室负责其处室职责范围内的档案收集、整理立卷工作，并妥善保管尚未移交档案室的档案资料，并按上级部门相关要求汇报和上报项目建设情况和项目建设的相关资料，在业务上接受专职档案管理人员的监督和指导。

第三条：各处室、现场服务处、施工单位项目部、监理组应参照指挥部的档案管理机构设立档案管理领导小组，管理好各自职责范围内的档案资料。

第四条：档案管理领导小组组长、副组长对档案管理负领导责任；各处室负责人、现场服务处、施工单位项目部、监理组档案管 3 理领导小组长对分管范围内的档案管理负分管领导责任；总工办主任对档案管理负具体责任；专兼职档案管理对所管档案负具体管理责任。

第四章

档案管理

第一条：项目档案工作与项目建设同步进行。指挥部各处室、施工单位项目部、各监理组应在各自职责范围内做好平时档案资料的收集、整理、立卷、保管工作。

第二条：各现场指挥部和各处室档案管理机构和专、兼职档案管理负责其职责范围内的档案收集、鉴定、整理、补遗和保管未完工程（项目）的档案。重要档案原件送档案室保管，处室日常使用复印件备查。

第三条：总工办内设管理室，由专职档案员负责档案室的集中统一管理。凡是已完工程、项目及形成完整资料的档案，应移交档案管理室统一管理。各处室、如工作需要可以借阅，或使用复印件。

第四条：专职档案管理员负责将接收的档案按有关规定进行细致的整理、分类、组合、排列和编目，做到整齐规范、查阅准确迅速、最终达到项目竣工时的档案验收。

第五条：建立借阅制度。各部门临时保管的档案由部门负责人批准后借阅；从档案管理室借阅的由总工办主任批准后借阅；外单位、外系统人员因工作需要借阅档案资料，需经档案领导小组组长 4 批准，并办理借阅手续后方可借阅。

第六条：归案文件材料的范围、归档案卷质量、数量符合《云南省干线公路建设项目档案管理办法》的规定。

第七条：各处室对档案管理要高度重视，加强管理。档案管理室应做好防虫、防鼠、防尘、防火、防盗工作，确保档案的安全。

第五章

奖罚措施

第一条：对项目建设中形成的应当归档的文件、资料擅自销毁、删除、伪造、转让、据为已有或因管理不善、疏忽职守造成档案损失时，对当事人给予行政处分和经济处罚。

第二条：档案管理领导小组每半年组织一次检查考核。经考核达标的单位，部门给予适当的奖励并通报表扬；对不达标或档案管理出现失误，造成不良影响的单位、部门及其责任人责令整改，给予经济处罚和通报批评。

第六章

附

则

第一条：公路建设项目档案管理规定按国家、省厅的各项有关规定执行。

第二条：本办法自发布之日施行。

思澜二级公路建设指挥部

二○○六年十一月三十日

广东省公路工程档案管理办法 公路工程档案篇三

河北省高速公路建设项目档案管理办法

第一章 总则

第一条 为规范我省高速公路建设项目档案管理工作, 确保工程档案的完整、准确、系统和安全,充分发挥工程档案在工程建设、管理、工程维护和改建和建中的作用, 根据国家档案局、发展和改革委员会 «重大建设项目档案验收办法»(档发〔2006〕2号),交通运输部«公路工程竣交工验收办法实施i细则»(交公路发〔2010〕65号)、«公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法»(交办发〔2001〕390号)、«交通档案管理办法»(交办发〔2005〕431 号)、«交通建设项目档案管理登记办法»«交通建设项目档案专项验收办法»

«交通档案进馆办法»(交办发(2007〕436号)、省档案局、省发展和改革委员会«河北省重点建设项目档案验收管理办法»(真档发〔2009)40号), 以及省交通运输厅«河北省交通档案管理实施细则»(冀档发〔2008〕46号)等有关规定, 结合我省实际制定本办法。

第二条 本办法适用子全省高速公路建设项目档案管理工作。高速公路大、中修工程和其它等级公路建设项目可参照执行。

第三条 高速公路建设项目档案管理, 是指对高速公路工程建设项目自立项到竣工验收期问的文件材料进行全程收集、整理、归档、保管和使用过程。

第四条 本办法所称高速公路建设项目档案是指高速公路项目建设过程中,自立项、工程可行性研究、评估、勘测、设计、施工、监理、交工、试运行、竣工等工作活动中形成的应当归档, 并经系统整理归档的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像资料、电子文件以及其它不同载体形式的历史记录·。

第五条 本办法所称项目法人, 指负责管理高速公路建设项目的省高速公路管理局(集团)和各设区市交通运输局有关单位;.项目管理执行机构,指代表项目法人实施高速公路项目建设的管理部门。

第二章 管理及职责

第六条.高速公路建设项目档案遵循统一管理、分级负责的原则,实行项目法人负责制。省交通运输厅负责高速公路建设项目档案管理的统一部署和组织领导。项目法人对所辖项目管理执行机构和各参建单位的建设项目档案进行监督、指导、咨询和检査,具有领导、监督职能。项目管理执行机构负责做好本高速公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作,负责组织、协调和指导各参建单位的项目文件材料的收集、整理、归档工作。建设项目发包给承包方时, 应当在有关合同中明确写明高速公路工程档案材料的形成.、整理及档案数字化的要求, 与工程建设同步进行, 保证高速公路建设项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统。高速公路建设项目档案,接受省级以上档案行政管理部门的检査和指导。

第七条 为提高我省高速公路建设项.目档案管理水平,提高管理效率,省交通运输厅依照交通运输部«交通建设项目档案管理登记办法»,对高速公路建设项目档案管理工作实行初、中、末登记、抽査制度:(-)开工备案。在高速公路建设项目开工六个月内, 由项目法人负责进行档案人员培训,对项目的档案组织领导、人员配备、管理制度、安全保管条件等方面进行前期指导。填写交通建设项目档案管理登记表一(附件1),报省厅档案管理部.门备案。

(二)施工中期检査。在各合同段交工验收过程中, 由项目法人对项目管理执行机构和项目各参建单位的档案形成情况进行检査, 填写交通建设项目档案管理登记表二(附件2),报省厅备案,以保证工程建设项目文件材料的收集、整理和归档工作与工程建设同步进行。.省厅对项目进行重点抽査。

(三)预验收。档案专项验收前3个月,由省交通运输厅组织项目档案预验收。预验收成员由省交通运输厅和项目法人组成。重点对建设项目档案的完整性、准确性、系统性和档案质量状况进行检査(检査内容及标准见附件3), 指出改进意见和建议, 对正式验收的各项工作进行安排部署, 做好验收准备。

第八条 各项日管理执行机构和各参建単位应在项目建设一开始就建立项目档案工作管理网络, 确定档案工作分管领导, 明确管理部门, 配备具有相关专业知识、能够适应高速公路建设项目档案管理的专(兼)职人员,并保持其稳定。

第九条 项目法人単位及项目执行机构需配备必要的计算机等设备, 建立和完善适合高速公路建设项目档案管理工作的档案管理软件和项目档案登记系统, 以实现高速公路建设项目档案管理和登记手段的现代化。档案管理软件参照省厅档案管理系统, 由项目法人组织实施。第十条 项目管理执行机构和各参建单位应设置与工作相适应的档案库房, 配置必要的档案装具和设各, 特别是重点和珍贵档案必须采取有效措施加以保护。纸质档案和其它载体档案编制数量一般不少于二套。项目法人、项目接管(养)单位各一套。.第三章 业务管理.第十一条 建立健全高速公路建设项目文件材料平时收集归档制度和预立卷制度, 按照项目的不同阶段文件材料产生的自然过程, 分别做好预立卷工作。其中,合同段应按施工准备、単位(分部、分项)工程施工工序及交工验收文件材料的自然形成过程, 分门别类, 做好-同步收集归档和预立卷工作。

第十二条 项目管理执行机构组织各合同段项目交工验收前, 应组织各参建単位按照国家相关要求做好文件材料收集、整理及归档工作, 经审核符合档案整理规范要求后, 接收各合同段经系统化整理的工程档案和案卷目录, 认真填写建设项目.档案接收审核单(表样见附件4)。凡未完成项目档案整理和移 交手续的,项目法人不得组织交工验收。

第十三条 高速公路建设项目立卷归档工作按照“谁形成谁负责”的原则, 由建设项目文件材料的形成(利用)单位或部门负责。项目文件材料的收集、整理、归档工作,不得委托中介机构进行参与。

第十四条 建设项目档案整理应遵循高速公路建设项日文件材料的自然形成过程和成套性原则,分类科学,收集系统编目规范,便于保管和利用。

第十五条 项目设计档案的收集、整理、归档工作应严格按照项目设计文件材料的收集和归档范围,做好相关文件的收集、整理、归档工作,保证设计档案资料的齐全、完整。

第十六条 施工单位应负责本合同段施工过程中形成的文件材料的收集、整理、归档工作,将档案编制工作纳入施工管理职责范围,并接受监理单位、项目管理执行机构的监督、检査。第十七条 监理単位在保证工程建设项目监理档案资料完整、准确、规范的同时,应及时督促、检査所负责施工単位的档案资料形成、收集、整理、归档工作。

第十八条 各参建単位在向项目管理执行机构移交纸质档案及其它载体档案的同时, 须同时移父经数字化加工的电子档案。档案数字化制作应符合国家有关数字化档案的质量规定要求。

第十九条 项目管理执行机构负责对移交的全部档案按照工程进展的自然过1fi呈 , 对已经整理好的案巻进行系统化排列。其中施工阶段的档案, 以各施工标段系统化排列为基础,依路线进行方向,按照路基(含桥梁、隧道等)、路面及其它附属设施进行排列, 编制档号, 汇总、打印案卷目录, 完成项目档案的编制工作(档案的编制符合国家标准)。

第二十条 项目管理执行机构在接收各参建单位电子档案时, 要检査电子档案的真实性与完整性,做到数据完整、内容准确、.清晰,与卷内目录和案卷目录一一对应。

第二十一条 项目法人应按照«交通建设项目档案管理登记办法»和省重点建设项目档案登记要求, 依照项目档案登记工作管理权限, 及时填报“交通建设项目档案管理登记表”和 “河北省重点建设项目档案登记表” 向相关单位报送。

第四章.验收和移交

第二十二条 高速公路档案专项验收是项目竣工验收的重要组成部分, 未经档案专项验收或验收不合格的项目, 不得进行项目竣工验收。项目档案专项验收应在项目竣工验收3个月別完成。.第二十三条 高速公路建设项.目档案按照项目管理权限组织建设项目档案专项验收。交通运输部批准初步设计的工程建设项目, 按照«交通建设项目档案专项验收办法»,由父通运输部档案馆组织项目档案专项验收。省发展和改革委员会审批初步设计的工程建设项目, 按照 «河北省重点建设项目档案验收管理办法»,由省档案局、省交通运输厅负责组织项目档案专项验收。档案验收时,需同时提供档案管理备案登记表、施工中期档案登记表、建设项目档案接收审核单。.第二十四条 高速公路建设项目通过竣工验收三个月内,由项目法人监督, 项目管理执行机构向相关単位办理建设项目档案移交手续。项目法人保存项目档案原件,接管(养)単位保存复印件;向省交通运输厅移交项目数字化档案和电子目录。.第二十五条 各级高速公路建设项目,均按照交通运输部«交通档案进馆办法» 中 “公路工程档案进馆范围”要求, 向省交通运输厅移交复制的建设项目档案。凡列入国家公路建设国道主干线的项目档案, 需多复制一套, 交通运输部、父通运输厅各保存一套。

第五章 附则

第二十六条 本办法由省父通运输厅、省档案局负责解释。第二十七条 本办法自公布之日起执行。

附件河北省高速公路建设项日档案预验收基本内容及标准

附件 河北省高速公路建设项日档案预验收基本内容及标准

一、建立了完善的项目档案管理体制

(-)建立了有单位领导分管、部门领导主管的项目档案管理工作机构, 配备了业务素质好、工作责任心强的专兼职档案工作人员;.(二)项目档案工作纳入了项目建设管理程序, 与项目建设实行同步管理, 实行了项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制, 并采取了有效的考核措施;(三)根据国家档案工作法律法规, 结合单位实际建里健全了项目档案工作的各项规章制度;(四)项目档案工作实行了统一管理, 对本単位各部门和各参建単位进行了有效的监督、指导;(五)各参建单位项目文件材料的收集、整理和归档纳入了合同管理,要求明确,标准统一,控制措施有力;(六)档案工作经费充足,设施完备,能保证正常工作需要。

二、项目文件材料的收集、整理、归档以及项目档案的完整性、准确性、系统性符合国家标准和规范要求

根据«国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范»(da/t28-2002)、交通运输部«公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法»(交办发.〔2001〕390 号)基本要求,在建设单位积极有效的统一管理下,各门类、各参建単位项目文件材料收集齐全, 整理规范, 归档及时, 最大限度地保持了文件材料的完整性、准确性和系统性。(-)项目档案的完整性。从项目申请立项,到项目交工验收,各类文件材料齐全完整。

1.前期文件: 项目立项依据性文件、项目管理文件等;2.设计文件:工程勘测资料;初步设计及审批文件;施工图设计及审批文件等;3.施工技本文件:工程准备定位测量、地质勘探资料;质保书、试验报告;隐蔽工程验收记录,工程记录及测试、沉降、位移、变形、.监测记录;图纸会审、变更设计通知単、技术核定单位等修改依据;工程质量事故报告及处理记录;工程质量检査、评定资料;设备、管线及电气、仪表施工安装记录、质量评定、事故处理报告等;4.竣工文件:工程说明、竣工图、测试记录、随工检査签证、工程变更单、重要工程质量事故报告等;5.监理文件:监理通知、备忘录、报告、会议纪要;施工质量分析;监理计划、监理细则;合同管理文件、五控制文件、协调文件等;6.设备文f牛:设备、材料采购合同、出厂质量合格证明;设备、材料装箱単、开箱记录;设备图纸使用说明书;设备安装调试记录等;7.验收文件:各参建单位工作报告,质量监督部门质量监督报告;试运行记录、检测、观测记录及成果报告、缺陷整改文件材料;各相关专项验收文件等;8.声像档案:施工前旧貌、开工仪式、施工过程、隐蔽工程、领导视察等声像材料;9.项目建设过程中产生电子文件, 按电子文件归档与管理规范及时进行了归档;进行了数字化加工扫描, 扫描图像清晰, 并有相应的纸制文件。

(二)项目档案的准确性。各门类档案内容数据真实一致, 手续完备;卷内目录详实;案卷题名简明、准确;档案目录与归档文件关系清晰;竣工图加盖竣工图章或全面反映审核签署情况,内容翔实,图物相符,真实反映了项目竣工时的实际情况。

(三)项目档案的系统性。项目档案分类科学,组卷规范、合理,各级类目设置清楚,能反映工程特征和工程实况;遵循文件材料形成规律,保持了卷内文件材料的系统联系;卷内文件编号条理,排列有序;案卷封面、卷内文件目.录、备考表填写规范、清晰。符合国家要求。

三、项目档案的安全保管(-)项目档案库房、办公室、阅览室实行了三分设;档案库房安装了空调、配备了灭火器、去湿机、温湿度计,采取了抗震、防盜、防火、防水、防潮、防霉、.防尘和防污染、防虫、防鼠、防高温、.防光等保护措施,保证档案实体和信息安全;(二)配备了计算机、复印机、t1描仪、照相机、录像机等必要的办公设备, 安装使用了专门的档案管理软件, 建立了案卷级机读目录数据库, 基本实现了计算机检索、统计和利用档案;(三)文件材料书写材料符合耐久性要求, 没有热敏纸以及船笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹;(四)档案拒架、卷盒等牢固、美观、实用,数量充裕且质量好,符合国家要求。

广东省公路工程档案管理办法 公路工程档案篇四

档案管理办法

第一章

总则

第一条 为加强xx公司及所属公司档案的管理，进一步提高档案的管理水平，更好地为公司的发展和经营管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》及《电子文件归档与电子档案管理办法》等有关规定，结合企业实际，制订本办法。

第二条

本办法适用于集团本部及所属公司。

第二章

档案管理体制

第三条 集团所属公司应将档案工作列入企业发展规划和工作计划，制定企业档案发展规划和计划，并确定一名单位领导分管档案工作。

第四条

集团本部办公室配备专职档案人员，负责集团本部全部档案、拆迁档案及清算、撤销公司档案的管理工作，并对系统所属公司的档案管理工作进行业务指导、监督和检查。

第五条

集团所属公司要配备相应的专（兼）职档案人员，负责本公司形成的应归档文件材料的收集、整理、归档以及档案数字化的组织与实施工作。

第六条

集团本部及所属公司档案实行统一管理，分级保存。集团本部属于公司存档的档案由集团专职档案人员统一保存，所属公司档案由本单位专（兼）职档案人员统一保存。不得由经办部室或个人分散保存，任何个人不得将企业的档案材料据为己有。

第三章

档案归档范围

第七条

档案归档范围是指集团本部及所属公司自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录，包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案及实物档案等。

第八条

归档文件材料的主要来源

（一）集团及所属公司各职能部室形成的文件材料；

（二）集团及所属公司和派出机构上报的文件材料；

（三）集团及所属公司投资的全资、控股、参股公司提交的文件材料；

（四）集团及所属公司参与的合作项目按要求提交的文件材料；

（五）集团及所属公司外购设备所带来的文件材料；

（六）集团及所属公司执行、办理的外来文件材料； 第九条

集团本部文件材料的归档分为公司存档及部门存档两部分。部门存档的文书档案，按标明的保管期限由责任部门负责保管，期满后经本部门经理和主管经理批准后自行销毁。系统所属公司可参照执行。

第四章

文件材料的形成、积累、归档和移交 第十条 文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入各部门工作计划和有关人员岗位职责。系统所属各档案部门或专（兼）职档案人员负责本公司文件材料的立卷归档工作，并对其所属公司的档案工作进行指导、监督与检查。

第十一条 归档时间

（一）集团本部各职能部室定期将属于归档范围的各类档案原件（定稿）或电子文件移交专职档案人员归档, 系统所属公司可参照执行。

（1）盖章存档文件一周内归档；

（2）部门形成的应归档文件应在该项目结束后的一个月内归档；

（3）上级批复、股权类、产权变动及等重要文件随时归档；

（4）党群类文件应于次年三月底前归档；

（5）因公外出参观学习、考察及参加各种会议的文件材料，应按照文件归档范围的要求随时归档。

（二）会计档案应由本单位财务部门按照《会计档案管理办法》（财会字„1998‟32号）的要求立卷归档。

（三）基建工程项目档案或市政档案，应在项目竣工后三个月内归档，周期长的可按工程进度分阶段归档。

（四）集团本部及所属公司应于每年6月底前完成上全部实体档案的归档与数字化工作，并于7月底前将电子数据报集团备份。集团办公室将于每年8-9月对所属公司上的档案工作情况进行检查，并通报结果。

第十二条 归档要求

（一）归档的文件材料必须按其形成规律，保持其有机联系，并确保归档的每份文件、每个事由的文件其内容完整无缺，各项签字手续完备；

（二）归档的文件材料须为原件，各职能部室应自行留存复印件备用。如因特殊情况归档文件为复印件的，必须注明原因及原件的去向，并有经办人签字；

（三）各类文件材料归档份数一般为一式一份，具有重大意义的文件应同时保存历次修改稿，重要的或利用频繁的或有专门需要的可复制若干份归档；

（四）照片、录音、录像带等档案可在工作或活动结束后随时归档，但必须附文字说明，其内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。

（五）归档的文件材料，其载体和字迹应符合耐久性要求，易于长久保存。

（六）电子文件的归档实行“双套制”，即纸质档案与电子文件同时归档。

（七）电子文件还应做好网络归档和脱机载体同时归档，即电子文件进行网络归档的同时，必须将电子文件拷贝（刻录）至耐久性好的载体（如只读光盘或移动硬盘）上进行脱机载体归档。归档的光盘至少一式两份，一套封存保管，一套可日常使用。

第十三条 档案的接收与移交

专（兼）职档案人员接收档案时，要认真验收并办理交接手续。归档部门或个人应填写档案移交清单，一式两份，交接双方按清单清点清楚后，由移交人、移交人所在部门经理及档案人员共同签字后，存档备查。

第五章

档案的分类管理与保管

第十四条 集团本部文书档案依据《归档文件整理规则》（da/t22—2000）的要求，按照—问题—保管期限法进行分类；著录方法按照《档案著录规则》（行业标准da/t18—1999）执行。系统所属公司可参照执行。

基建工程档案或市政档案，具体归档范围及要求见《建筑工程资料管理规程》和《市政基础设施工程资料管理规程》。

声像、照片或电子档案等其他载体档案，应依据《照片档案整理规范》、《磁性载体档案的管理规范》、《电子文件和电子档案管理规范》的要求执行。

第十五条 系统所属公司应根据档案数量，设置必需的档案专用库房和专用档案柜架，库房的设置应符合“防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫”等“八防”要求，同时要符合消防及温、湿度等规定，档案的排架方法要科学和便于利用。

第十六条 要定期清理、核对室存档案，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案要及时进行修复。

第六章

档案的借阅、开发和利用

第十七条 档案的借阅

（一）集团本部人员可直接借阅本部门业务范围内的档案资料。如借阅非本部门文件时，需履行档案借阅手续，填写《档案借阅申请单》。借阅股东会、董事会文件需董事长审批；借阅党委会纪要（记录）需党委书记审批，借阅其他文件时需借阅人所在部门主管经理审批同意后即可办理借阅手续。

文件正式下发或盖章之日起三个月内，可借阅文件原件。超过三个月时，文件将完成电子档案录入，原则上不再查询文件原件，只可通过档案系统查阅电子档案。

以上规定系统所属公司可参照执行。

（二）档案资料原则上不外借，因特殊情况上级单位、股东单位及其它外单位确需调阅档案时，必须持单位介绍信，由本公司相关业务部门填写《档案借阅申请单》，经办人、经办部门经理及经办部门主管经理签署意见并报总经理和董事长批准后，在经办人的陪同下方可调阅纸质复印件，不得借用电子文件。如需外借档案原件时，必须由本公司相关业务部门的经办人签字办理借阅手续，且档案原件借出时间不得超过一周，如到期不能归还需继续借阅者需办理续借手续，并确保档案的完整与安全。

（三）外部董事、公司监事会成员因履职需借阅公司档案，由公司董秘负责协助办理相关手续。

（四）查考、借阅档案原件，必须爱护档案，不得折叠、拆卷、随意更改和涂写。如发现损坏、丢失和泄密，应追究当事者责任。

（五）各职能部室对利用率高、查阅频繁的文件需留存复印件，以备查阅，并严格执行公司保密制度，确保文件资料的安全。

（六）电子档案按权限检索、查询，无权限查阅文件的用户，在网上填写借阅申请，通过审核批准后查阅。

第十八条 档案的开发和利用

系统各公司档案管理部门应根据本公司的中心工作，积极开展档案信息的编研和开发利用工作，对档案进行加工整理、汇编专题资料或编制工程项目简介等，更好地利用档案信息资源，以满足本公司生产、经营、管理和发展的需要。

第七章 档案的鉴定与销毁

第十九条 档案的保管期限

文书档案保管期限分为永久、30年和10年，其它各门类档案的保管期限参照各门类档案的具体规定执行。

第二十条 档案的鉴定与销毁

（一）对超过保存期限且没有保存价值的档案进行鉴定。鉴定工作由鉴定小组负责，鉴定小组由各档案形成单位的主管经理、专业技术人员和档案人员共同组成，对鉴定结果写出书面报告。

（二）对需延长保管期限的档案交本单位专（兼）职档案人员统一保管，并在案卷备考表中注明。对应销毁的档案，要编制《档案销毁清册》一式两份，经集团总经理批准后报区档案局备案，得到区档案局批准后方可到指定地点进行销毁。

（三）对保管期满但没有了结债权债务的财务档案，要适当延长保管期限，待了结后再销毁。销毁会计档案须经区财政局批准并备案。

（四）销毁档案必须严格、严肃、慎重。销毁档案时要严格执行保密规定，销毁清册要永久保存。

第八章 档案信息系统的维护与管理

第二十一条 集团信息技术部负责系统信息化的管理工作，所属公司应按照集团档案信息化的统一安排，逐步实现各门类档案的电子化管理。

第二十二条 集团信息技术部负责档案信息系统的数据备份、技术支持与安全运行维护。

第二十三条 集团本部专职档案人员负责档案信息系统具体实施的各项工作，主要包括：

（一）负责划分集团本部人员的使用权限并进行授权;

（二）在集团信息技术部的配合下，负责系统所属公司用户组的设置与使用权限的管理；

（三）负责定期收集各功能模块的使用意见及改进需求，及时反馈并协调软件公司进行档案信息系统的完善与升级工作；

（四）负责督促与检查系统所属公司档案数字化的实施，以及完成后电子数据的上报备份工作。

第二十四条 所属公司应指定专门部门（或专人）负责本公司档案信息系统的管理工作，主要包括：

（一）负责按照集团的统一安排与部署，组织实施与推进本公司档案信息系统的上线运行工作；

（二）负责本公司各门类档案的目录数据库与图像数据的挂接、存储以及数据备份，并于每年7月底前完成上一档案数据的更新工作；

（三）负责对本公司电子档案信息的及时性、准确性进行监督与检查。

第九章 审批过程中文件的管理

第二十五条 审批过程中的文件管理由该文件起草部门的兼职档案员负责。

第二十六条 审批过程中的文件原则上不得借阅，如因工作需要必须使用时要履行借阅手续，填写《文件资料借阅申请单》。

（一）借阅审批过程中的股东会、董事会文件需董事长审批；借阅审批过程中的党委会纪要（记录）需党委书记审批，借阅其他文件时需履行以下审批手续：

1.集团本部人员借阅时，由借阅人、借阅部门经理及借阅部门主管经理签字同意后，经存档部门经理同意即可到存档部门兼职档案员处办理借阅手续。

2.外单位借阅时，须持单位介绍信，由本公司相关业务部门填写《文件资料借阅申请单》，经借阅部门经理和主管经理签署意见后报总经理批准，方可借阅。

（二）对于企业章程、股东会、董事会、党委会、公司级各种会议纪要（记录）、工作总结、财务分析报告以及公司各种战略研究报告、各种投资决策、各种经济分析报告、公司大事记、公司志等重要文件，只可借阅纸质文件，有文件纲要的只提供文件纲要。

第二十七条 审批过程中的文件不得借用电子文件，只能借用纸质文件。如果需要开发利用或会议使用，只能使用文件复印件，文件全文不对外借阅或发放（会议文件可向主要领导发放，会议结束要收回；研讨会只发文件纲要的纸质复印件）。

第十章 被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业

档案的管理

第二十八条 管理职责

（一）集团本部专职档案人员负责对被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业的档案工作进行指导、监督和检查。

（二）系统所属被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业应指定专（兼）职档案人员负责本公司形成的应归档文件材料的收集、整理、立卷归档以及档案数字化的交接实施工作。

第二十九条 档案的归属和流向

（一）被清算企业、转出的企业、被撤销企业的档案由所属企业的上一级公司负责集中统一保管。

（二）合并企业，即一个公司并入另一个公司或几个公司合并重组为一个新公司的，其档案材料应移交给合并后的公司集中统一管理。第三十条 归档范围

应归档的文件材料可参照第八条的规定执行，但归档的文件中必须包括以下文件：

（一）营业执照、组织机构代码本、税务登记证等凭证类文件；

（二）企业章程、股东会、董事会、经理办公会纪要（记录）、工作总结、财务分析报告等决策性文件；

（三）实施方案、主管部门意见、请示、报告及上级审批文件、资产评估报告、验资报告、合同、协议等资产类文件；

（四）职工安置方案、安置协议、公证书、花名册等材料；

（五）遗留问题的善后处理文件；

（六）法律依据文件、工商注销文件及交接凭据等文件；

（七）其它具有保存价值的文件材料。

第三十一条 归档时间、内容与要求

（一）归档时间

清算、转让、撤销程序全部完成后，应归档的文件要在三个月内完成向上一级公司档案管理部门的移交归档工作。

合并企业文件材料的收集整理应与企业合并的实施进程同步进行，并在企业完成合并的一个月内的完成档案的移交归档工作。

（二）归档内容

1.集团所属二级公司被清算后，归档的文件材料应按第三十条规定全部上交；

2.集团所属参股企业被清算或集团参股股权完全转让时，归档的文件材料为纸质的历届股东会或董事会文件；

3.集团所属企业股权全部转让及企业控股权转让出集团的，被转让企业应将股东会、董事会、经理办公会纪要、投资决策、工作总结、财务分析报告、历史变更及重要的财务文件扫描成电子文件移交上一级公司，档案原件移交接收企业。

（三）归档要求

1.被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业的档案归档要求应依据本规定之第十二条的要求执行；

2.被清算企业、转出的企业、被撤销企业的上一级公司档案部门接收档案时，要认真验收并办理交接手续。归档部门应填写档案移交清单，一式两份，交接双方按清单清点清楚后，由移交人、移交人所在公司经理共同签字后，进行移交；

3.向系统外移交档案时，所移交档案的目录必须经集团总经理或被授权人的批准后方可对外移交，并办理移交手续。

第三十二条 集团及所属公司接收的被清算企业、转出的企业、被撤销企业的档案的原件或电子文件作为封存档案管理，原则上不提供调阅。如特殊情况需调阅时，必须填写《档案借阅申请单》，经调阅人及其公司经理签署意见后，报集团总经理同意，方可调阅。

第十一章 附则

第三十三条 本办法由xx公司经理办公会审议通过，自下发之日起执行。

第三十四条 本办法由xx公司xx部门负责解释和修订。

广东省公路工程档案管理办法 公路工程档案篇五

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东营市俊源石油技术开发有限公司

档案管理制度

第一节 总 则

第一条 为规范东营市俊源石油技术开发有限公司的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度。

第二节 管理体制和职责

第二条 公司设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：

（1）负责公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等；

（2）负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；（3）负责档案提供使用服务；

（4）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。

第三节 文件材料的形成和归档

第三条 档案按照记述内容的不同划分为图纸类、合同类、实物类、文书类和说明书合格证类；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。

第四条 归档时间和归档程序

（一）公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每半年一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。

（二）项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司档案室归档。

（三）声像、实物档案，在产生后及时归档。

（四）凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。

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（五）其中公司财务类及人事类档案由财务部和人力资源部自行组织存档及保存。第五条 归档要求

（一）归档的文件、资料必须完整。

（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。

（三）电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。

（四）各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。

第四节 档案的利用

第六条 档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机记录工作，为利用计算机检索创造条件。

第七条 档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。

第五节 档案保管期限的划分及鉴定

第九条 档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年以上，短期为3-5年。

第十条 对公司有长远利用价值的档案须永久保存。

第十一条 对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。第十二条 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

第六节 档案保密规定

第十三条 档案级别的划分：

档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级。

等级的划分：一级为绝密文件；二级为秘密文件；三级为机密文件；四级为普通文件

（一）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料，公司的工艺流程资料和相关图纸及公司设备图纸属非常重要的文件，此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。

（二）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方面的档案，为绝密文件，其等级划分为一级。

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（三）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属秘密文件，其等级划分为二级。

（四）本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。属公司内部重要文件，为机密文件，其等级划分为三级。

（五）本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。属于机密文件，其等级划分为三级。

（六）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等属于普通文件，其等级划分为四级。

第十四条 严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。

第十五条 接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。

第十六条 严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。

第十七条 整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。第十八条 档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。

第十九条 公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。

第二十条 发现档案丢失，损坏要及时报告。

第七节 档案查阅、借阅规定

第二十一条 借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。

第二十二条 因工作需要，查阅档案资料时，必须填写《档案借阅申请表》，写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。查阅重要档案资料，需经总经理签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

第二十三条 档案资料一般情况下仅公司内部人员查阅使用。

如外单位、个人查阅档案，必须经总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

第二十四条 复印档案资料需填写《档案借阅申请表》，机密档案资料由总经理签字同意后方可复印。

第二十五条 档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写《档

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案借阅申请表》，写明用意，经借阅人部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后方可外借。机密档案须经总经理批准后方可外借。

第二十六条 借出档案应在到期前归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。

第二十七条 借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要追究借阅人的责任。

第二十八条 借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的责任。

第二十九条 借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在《档案借阅申请表》上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。

第八节 档案室管理规定

第三十条 档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。第三十八条 档案室内的档案柜要统一编号。做到存放有序，查找有据。第二十一条 要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。

第三十二条 要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。

第三十三条 档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。

第三十四条 下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。

第三十五条 认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。第三十六条 案卷归还后，及时放回原处。

第三十七条 每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。

第九节 档案销毁规定

第三十八条 需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。

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第三十九条 销毁时必须填写《档案销毁审批表》，实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负责人审核、分管领导批准后，进行销毁。

第四十条 严禁将销毁档案转做其它用途。第四十一条 档案销毁清册需归档，并长期保存。

第四十二条 本制度自下发之日起执行，解释权归公司行政部。

公司档案分类试行规则

1、图纸

1.01设备类图纸 1.02基建类图纸 1.03其他图纸

2、合同

2.01销售类合同 2.02采购类合同 2.03其他

3、实物

3.01奖牌（杯、匾等）3.02证书（资质等）3.03 印章

4、文书类 4.01政府 4.02公司

5、说明书/合格证 5.01 说明书 5.02 合格证 5.03 检验报告

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